Die Kalkulation nach der Kalkulation: Budgetierung für Film und Video

Filmbudget: Teil 3 von 3

Filmkalkulation: Die Kalkulation nach der Kalkuation Die Kalkulation nach der Kalkulation: vor dem Spiel ist nach dem Spiel

Wie beim Fußball gilt auch in der Kommunikation mit Film und Video: Nach dem Film ist vor dem Film. Damit, dass ein Filmprojekt seinem Publikum und der Öffentlichkeit anvertraut wird, endet die Arbeit für Produzenten und Produktionsleiter nicht. Nicht nur bei den Zuschauerzahlen (oder der Anzahl Klicks im Internet), auch bei der Kalkulation schlägt jetzt die Stunde der Wahrheit.

Damit ein Film oder ein Video erfolgreich wird, braucht es drei Dinge: Know-how (Wissen), Erfahrung und Talent. Das gilt nicht nur für die kreativen Belange der Videoproduktion, sondern auch für die organisatorisch-logistischen Bereich. Filme sind Projekte und müssen nicht nur hinsichtlich ihrer Wirkung sondern auch in Bezug auf weitere Parameter wie Qualität, Termine und Zahlen ihre Ziele erreichen. Das losgelöst von der Frage, was ist ein Video und was ist ein Film.

So wie am Anfang eines Films immer eine Idee steht, steht am Ende immer auch eine ganze Reihe von wichtigen Zahlen. Kalkulationen und Budgets für Videoprojekte und Filme folgen meist drei sich gegenseitig beeinflussenden Schritten.

Kalkulation und Umgang mit Zahlen in Film- und Videoprojekten

Umgang mit Zahlen in Film- und Videoprojekten

In einem idealtypischen Ablauf werden in einem Filmprojekt zuerst die Eckdaten festgelegt und diesen anschließend Zahlenwerte zugeordnet. Sind diese ersten beiden Schritte erledigt (und von Kunde, Showrunner oder Executive Producer freigegeben) ist der Weg frei für den dritten Schritt im Arbeitsprozess: die budgetäre Standortbestimmung und die Nachkalkulation, die auch Endkalkulation oder Abschlusskalkulation genannt wird.

Die drei Stufen zusammengefasst:

  • Arbeitsschritt 1: Parametrisierung (Artikel 1 von 3)
  • Arbeitsschritt 2: Budgetierung und Kalkulation (Artikel 2 von 3)
  • Arbeitsschritt 3: Standortbestimmungen, Controlling und Nachkalkulation im Filmbudget (aktueller Artikel 3 von 3)

Budgetierung und Parametrisierung können sich für die Vorkalkulation bei der Kostenrechnung und bei der Ermittlung von Selbstkosten und der Preiskalkulation oder der Zuschlagskalkulation überlappen und auch in umgekehrter Reihenfolge stattfinden. In diesem Fall wird zuerst wird ein Fixpreis verhandelt um dann das Projekt nach dem Prinzip des Reverse Budgeting in die damit möglichen Parameter einzupassen.

Ziele einer Kalkulation

Kalkulationen dienen nicht nur dazu, einen Preis zu bestimmen. Ihr Zweck geht weiter darüber hinaus. Jedes Budget leistet vier unterschiedliche, wichtige Dienste im Rahmen eines Video- oder Filmprojekts:

  1. Budgetierung und Preisbestimmung
  2. Standortbestimmung für ein aktuelles, laufendes Projekt
  3. Projektanalyse für das abgeschlossene Einzelprojekt
  4. Erkenntnisgewinn für zukünftige Projekte (Analysen, Erfahrungsgewinn)

Zur weiteren Erläuterung hilft dasselbe Musterbudget, wie es in Teil 2 (Kalkulationschema) der Filmpuls-Serie bereits verwendet wurde. Im Interesse der Übersichtlichkeit wird dabei nur der erste Teil der Musterkalkulation verwendet. Alle aufgeführten Zahlen verstehen sich nur als Platzhalter und haben mit der Realität nichts zu tun. Auf eine begriffliche Unterscheidung zwischen Budget und Kalkulation wird verzichtet.

Ausgangslage

Soweit so gut. Die Multiplikation aus einem geschätzten oder verhandelten Preis multipliziert mit einer Zeiteinheit oder Stückzahl und der jeweiligen notwendigen Anzahl ergibt für jede der notwendigen Leistungen ein Total:

BEISPIEL
PreisTage/StückAnzahlTotal  [1]
1.1. Recherche und Vorbereitung
Koordination und Planung10.-2 Tag1 Pers20.-
Konzeptentwicklung10.-1 Tag2 Pers20.-
Storyboard10.-1 Tag1 Pers10.-
Shootingboard10.-1 Tag1 Pers10.-
Präsentationsmaterial10.-1 Tag1 Pers10.-
PPM Booklet10.-1 Tag1 Pers10.-
Kuriere10.-1 Tag1 Pers10.-
Subtotal90.-

Quelle: Condor Films, Januar 201  [Das gesamte Muster-Budget findet sich hier]

Je nach Projektumfang beträgt der Umfang eines Budgets zwischen einer Seite (Videoclip) und 40 bis 50 Seiten (Spielfilm). Größere Imagefilme und TV-Spots werden in der Regel auf zehn bis fünfzehn Seiten kalkuliert.

Aufbau der Standortbestimmung (Muster)

Bei der Kalkulation stellen sich bei jeder Standortbestimmung drei einfache Fragen. Aber die haben es in sich und bestimmen im Extremfall nicht nur über das Schicksal und die Wirkungsqualität eines Projekts, sondern auch der Macher. Diese drei Fragen lauten:

  1. Was (wie viel) wurde budgetiert?
  2. Wie viel davon wurde schon ausgegeben?
  3. Wie viel ist an Ausgaben bis zum Projektabschluss noch zu erwarten

Das bisherige Total  [1] wandert darum als Vorgabe an den Anfang der Kalkulation. Dahinter folgen die bereits erfolgten Ausgaben [2]. Dann kommen die noch erwarteten Ausgaben [3]. Daraus ergibt sich ein zweites Total [4]. Es fasst zum Zeitpunkt der Standortbestimmung zusammen, was an Kosten bis zum Abschluss des Films oder Videos zu erwarten ist.

BEISPIEL FÜR STANDORTBESTIMMUNG PER … (DATUM)
Budget [1]bisher [2]erwartet [3]Total [4]
1.1. Recherche und Vorbereitung
Koordination und Planung20.-10.-10.-20.-
Konzeptentwicklung20.-10.-5.-15.-
Storyboard10.-10.-10.-
Shootingboard10.-7.-5.-12.-
Präsentationsmaterial10.-10.-10.-
PPM Booklet10.-10.-10.-
Kuriere10.-5.-5.-
Subtotal92.-

Quelle: Condor Films, Januar 2017

Lese- und Interpretationsbeispiel für die Standortbestimmung:

  • „Koordination und Planung“ sind auf Kurs. Es wurden 20.- budgetiert, davon bereits 10.- ausgegeben und zum Stand der Standortbestimmung darf davon ausgegangen werden, dass mit weiteren 10.- (die noch nicht ausgegeben sind) alle notwendigen Schritte abgegolten werden können. Die budgetierten 20.- können damit eingehalten werden.
  • Auch hinsichtlich der „Konzeptentwicklung“ sieht es nach schönem Wetter aus: hier werden die budgetierten Kosten (20.-) voraussichtlich um stolze 25% unterschritten werden.
  • Anders präsentiert sich der Punkt „Shootingboard“: hier werden die Kosten voraussichtlich überschritten. Es gilt darum bei diesem Punkt zu prüfen, ob entweder eine Möglichkeit besteht, die noch offenen Leistungen anders/billiger einzukaufen oder ob man die Budgetüberschreitung bei diesem Posten hinsichtlich der Budgetunterschreitungen an anderen Stellen hinnehmen soll.

Weil die Standortbestimmung als Teil des Controlling naturgemäß vor Projektabschluss mit den zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen vorgenommen wird, können sich die noch zu erwartenden zukünftigen Kosten [3] und das Total [4]noch ändern. Es gilt dabei aber zu beachten, dass zumindest ein Teil der zukünftigen Kosten nicht nur zum Abschluss des Projekts notwendig ist, sondern meist auch vertraglichen Regelungen unterliegt. Jeder Film und jedes Video wird von einer Produktionsfirma in der Regel mit Spezialisten, Freelancern und Sub-Lieferanten abgewickelt.

Oftmals werden in Excel-Tabellen für Standortbestimmungen in jeder Spalte auch die einzelnen Differenzen zwischen budgetiertem und erwartetem Total aufgeführt. Aufgrund der Lesbarkeit wird die Anzeige dieser Differenz in diesem Artikel darauf verzichtet.

Die Häufigkeit von Standortbestimmungen richtet sich nach (1) der Art und (2) Größe des Projektes und (3) nach dem damit verbundenen Risiko. Erstellt werden die Standortbestimmungen je nach Definition der Funktion vom Producer, Produktionsleiter oder Production Manager.

Aufbau einer Endkalkulation (Abschlusskalkulation)

Die abschließende Kalkulation unterscheidet sich von der Standortbestimmung darin, dass sie nun nicht mehr aus Annahmen sondern aus Fakten besteht. Die Themen liegen nun anders: In der Endkalkulation gibt es keine geschätzten Werte mehr. Wo immer noch Unklarheiten über die Höhe von Rechnungen bestanden hat, wurden diese nach Projektabschluss geklärt und schriftlich mit dem Lieferanten festgehalten.

Das oftmals ins Feld geführte Argument, eine Abschlusskalkulation sei noch nicht erstellbar weil noch Rechnungen „fehlen“ würden, ist Unsinn. Telefon und Email sind erfunden. Die Nachkalkulation ist die Stunde der Wahrheit. Als verkleidete Standortbestimmung macht sie keinen Sinn.

BEISPIEL FÜR NACHKALKULATION
Budget [1]bisher [2]erwartet [3]Total [4]
1.1. Recherche und Vorbereitung
Koordination und Planung20.-10.-20.-
Konzeptentwicklung20.-10.-15.-
Storyboard10.-10.-10.-
Shootingboard10.-10.-10.-
Präsentationsmaterial10.-10.-10.-
PPM Booklet10.-10.-10.-
Kuriere10.-5.-5.-
Subtotal90.-

Quelle: Condor Films, Januar 2017

Lesebeispiel für die Endkalkulation:

  • Beim Punkt „Shootingboard“ konnte noch korrigierend eingegriffen werden, dieser Posten wurde, anders als bei der Standortbestimmung prognostiziert, doch noch wie budgetiert abgeschlossen
  • Bei den restlichen Punkten folgt die Endkalkulation den Voraussagen aus der Standortbestimmung.

Wie bei der budgetären Standortbestimmung wird auch bei der Nachkalkulation zur Vereinfachung der Analyse meist in allen Spalten die Differenz zwischen budgetiertem und abschließendem Total aufgeführt. Je nach Größe der beteiligten Unternehmen kann dieser Arbeitschritt auch im Rechnungswesen erfolgen.

Analyse und Learnings

Genauso wie Standortbestimmungen es als Tool in einem gewissen Rahmen noch möglich machen, ein Film- oder Videoprojekt zu steuern, ermöglicht das Schlussbudget wertvolle Rückschlüsse und einen Erfahrungsgewinn, der zukünftigen Projekten zu gut kommt.

(c) Workflow Filmproduktion Condor Films AG

Beispiel Workflow (klicken)

Anders gesagt: Mit Standortbestimmungen und einer Endkalkulation sind nicht nur Learnings auf Stufe Einzelprojekt möglich, sondern auch projektübergreifend. Wer für unterschiedliche Format, Produkte oder Prozesse mit einem standardisierten Workflow arbeitet (siehe Beispiel), ist dank der systematischen Auswertung von Nachkalkulationen ohne Probleme und viel Aufwand in der Lage, beispielsweise von den Antworten auf folgende Fragen zu profitieren:

Wie unterscheiden sich unterschiedliche Genre (Werbefilm, Imagefilm, Produktfilm, Videoclip) als Produkt im Bezug auf

  • die Kosten pro Drehtag?
  • die Kosten pro Minute Film oder Video?
  • das Verhältnis Vorbereitung zu Produktion zu Nachproduktion (Bild-und Tonbearbeitung)?
  • das Verhältnis zwischen Technik und Manpower?

Die Analyse ist mit ist ein Grund, warum das Erstellen, das Lesen und die Analyse von Budgets für Film und Video nicht nur der Erfahrungsbildung dient sondern hochspannend ist. Ein großer Unterschied allerdings unterscheidet Filmbudgets von einem Krimi: Das Lesen von Budgets und Kalkulationen wird dank dem Erfahrungsgewinn mit Garantie immer spannender.


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