Kalkulationsschema für Film und Video (mit Budget-Beispiel)

Filmbudget: Teil 2 von 3

Kalkulationsschema für Film und Video (mit Budget-Beispiel) ... und was Brad Pitt damit zu tun hat

Gut kalkuliert ist halb gewonnen. Filmpuls präsentiert in diesem Artikel ein Kalkulationsschema für Bewegtbildproduktionen und erklärt in Teil 2 der Artikelserie zur Kalkulation  für Filme und Videos weitere wichtige Grundlagen für die Budgetierung von Film und Video.

Ein Filmbudget ist nichts anderes als ein Bauplan für das später entstehende Werk. Die Filmproduzentin Ruth Waldburger von Vega Film hat in einem Interview einmal erklärt, dass die Filmkalkulation aus ihrer Sicht nebst dem Drehbuch die wichtigste Grundlage für einen erfolgreichen Kinofilm sei. Ihre Begründung: die Kalkulation legt fest, mit welchem Werkzeug und mit welchem Team der Filmemacher für wie lange an jedem Arbeitsschritt für seinen Film tätig sein kann. So betrachtet definiert und prägt das Budget jeden Film in allen entscheidenden Phasen der Herstellung.

Was kosten Filme? Die ebenso wichtige wie banale Feststellung, dass Drehbuch und Kalkulation die Mutter eines Filmerfolgs sind, gilt nicht nur für große Kinofilme, sondern auch für Videos und für jegliche Form von Auftragsproduktionen mit Bewegtbild. Auch die in Filmpuls gerne und viel zitierte Prämisse, dass ein guter Film nur beim Vorliegen von drei Faktoren, nämlich Know-how, Erfahrung und Talent, entstehen kann, beruht auf einer darunter liegenden, vernünftigen Budget und einem klugen Kalkulationsschema.

Dreiteilige Artikel-Serie zur Kalkulation von Film und Video

Für die Budgetierung und Kalkulation von Film und Video sind 3 Arbeitsschritte zu unterscheiden, wobei Schritt 1 und 2 in der zeitlichen Abfolge nicht zwingend hintereinander erfolgen müssen:

Kalkulationsschema für Film und Video [mit Beispiel]Der vorliegende zweite Artikel der Filmpuls-Serie zur Kalkulation für Film und Video behandelt die Kalkulation und zeigt mit einem Beispiel, wie ein professionelles Kalkulationsschema für eine Kostenrechnung oder zur Bestimmung von Verkaufspreis oder Zielverkaufspreis aufgebaut sein kann.

Detaillierungsgrad einer Film-Kalkulation

Wird die Kalkulation als Bauplan für einen Film verstanden, beantwortet sich die Frage nach dem Detailierungsgrad eines Filmbudgets einfach. Je komplizierter die Herstellung und je länger der Herstellungsprozess auf der Zeitachse dauert, desto detaillierter sollte das Budget die Abläufe abbilden. Nur so sind möglichst präzise Annahmen und ist eine spätere Budgetkontrolle möglich (mehr dazu im Teil 3 der Serie).

Der Detaillierungsgrad selbst hat nichts damit zu tun, ob das Budget auf Annahmen oder auf bereits gesicherten Werten beruht. Annahmen lassen sich in zwei Kategorien unterscheiden.

Kategorie 1 im Kalkulationsschema sind Annahmen, die einzig auf Erfahrung beruhen. Zur Kategorie 2 gehören Annahmen, die durch eine Offerte von Dritten (externen Dienstleister, beispielsweise ein Spezialist für 3-D Animation oder ein Tonstudio) abgestützt werden.

Annahmen der Kategorie 2 lassen sich wiederum nach der Art der Offerten unterscheiden. Die verbindliche Offerte eines externen Dienstleisters beruht zwar auch auf Annahmen (des externen Dienstleisters), ist aus Sicht der anfragenden Produktionsfirma aber mit weniger Risiko verbunden, als eine Richtofferte, die vom externen Anbieter jederzeit wieder angepasst werden kann.

Unterschieden werden muss aber nicht nur zwischen (möglichst) gesicherten Werten und Annahmen, sondern auch zwischen internen und externen Kalkulationen. Interne Kalkulationen haben den Charakter von produktionsinternen Arbeitsdokumenten (auch „Arbeitsbudget“ genannt) und können je nach Entwicklung des Projekts ändern. Eine externe Kalkulation (das „Kundenbudget“) dagegen ist statisch. Das Kundenbudget spiegelt am Ende der Verhandlung mit dem Auftraggeber oder (beim Kinofilm mit dem Financier) die rechtsverbindliche finanzielle Arbeitsgrundlage.

Für den Umfang des Detaillierungsgrads des Kundenbudgets gibt es keine verbindlichen Grundsätze. In der Regel spiegelt der Grad der Detaillierung meist den Umfang des Produktionsrisikos, das der Filmhersteller trägt. Wurde mit dem Auftraggeber eine verbindliche Pauschale für die Herstellung eines Films oder Videos vereinbart, ist der Auftraggeber meist weniger an Details interessiert, als wenn er bei einem Cost-Plus-Deal das Risiko für die Herstellung mitträgt.

Beispiel für ein Kalkulationsschema

Ein Kalkulationsschema ist meist mehrstufig aufgebaut. In der Regel umfasst ein professionelles Budget:

  • Deckblatt
  • Eckdaten (soweit aus Filmkonzept ableitbar oder schon bekannt). Ein Beispiel für Eckdaten ist im Filmpuls-Artikel zur Parametrisierung zu finden.
  • Budgetübersicht
  • Detailkalkulation

Zur Unterscheidung von Deckungsbeitrag, Handlungskosten, Gewinn und Cost-Plus finden sich weitere Informationen im Artikel:

Das Detailbudget einer Videokalkulation kann zur Erhöhung der Lesbarkeit das Kalkulationsschema in unterschiedliche Segmente unterteilt sein. Das nachfolgende Muster zeigt die Phase der Drehvorbereitung (Preproduction):

1. DREHVORBEREITUNG
PreisTage/StückAnzahl 1Subtotal
1.1. Recherche und Vorbereitung
Koordination und Planung10.-2 Tag1 Pers20.-
Konzeptentwicklung10.-1 Tag2 Pers20.-
Storyboard10.-1 Tag1 Pers10.-
Shootingboard10.-1 Tag1 Pers10.-
Präsentationsmaterial10.-1 Tag1 Pers10.-
PPM Booklet10.-1 Tag1 Pers10.-
Kuriere10.-1 Tag1 Pers10.-
Subtotal90.-
1.2. Location Scouting
Location Scout Region 110.-1 Tag1 Pers10.-
Location Scout Region 110.-1 Tag1 Pers10.-
Auto (inkl. Benzin)10.-1 Tag1 Pers10.-
Mahlzeiten10.-1 Tag1 Pers10.-
Reisekosten10.-1 Tag1 Pers10.-
Spesen10.-1 Tag1 Pers10.-
Subtotal60.-
1.3. Casting
Casting Organisation10.-1 Tag1 Pers10.-
Casting-Agentur10.-1 Tag1 Pers10.-
Casting Studio10.-1 Tag1 Pers10.-
Live-Casting10.-1 Tag1 Pers10.-
Equipment10.-1 Tag1 Pers10.-
Casting Regie10.-1 Tag1 Pers10.-
Schnitt Casting10.-1 Tag1 Pers10.-
Editor Casting10.-1 Tag1 Pers10.-
Spesen Casting-Agentur10.-1 Tag1 Pers10.-
Spesen Cast10.-1 Tag1 Pers10.-
Casting Organisation Ausland10.-1 Tag1 Pers10.-
Casting Studio Ausland10.-1 Tag1 Pers10.-
Casting Regie Ausland10.-1 Tag1 Pers10.-
Reisekosten Casting Ausland10.-1 Tag1 Pers10.-
Subtotal140.-
Feriengeld/Sozialleistungen 21v %5 Pers10.-
Feriengeld 21w %5 Pers10.-
AHV/ALV 21x %5 Pers10.-
Betriebs und Nichtbetriebsunfall 21y %5 Pers10.-
Familienausgleichskasse 21z %2 Pers10.-
Subtotal50.-
TOTAL 1 – DREHVORBEREITUNG  3340.-
Anmerkungen:
Das ist ein Layout für ein mögliches Kalkulationsschema. Das Schema versteht sich als Beispiel und erhebt keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit oder Vollständigkeit und ist für eigene Bedürfnisse sorgfältig zu adaptieren. Rückfragen bei info@condorfilms.com

Quelle: Condor Films, November 2016

Umgang mit Reserve

Filme machen heißt, im Projektgeschäft jede Menge Entscheidungen zu fällen. Und zu lernen. Filme sind Projekte und die Abwicklung von Bewegtbild-Projekten erfolgt bei Film und Video fast ausnahmslos nach dem Prinzip der rollenden Planung. Was kein Produzent freiwillig sagt: Überraschungen sind im Filmgeschäft inklusive. Das Budget hat diesem Umstand gerecht zu werden. Damit professionell mit Unvorhergesehenem umgegangen werden kann und ein Lernen auf einem laufenden Projekt überhaupt möglich ist, sind in einem Filmbudget und damit in einem Kalkulationsschema Reserven vorzusehen.

Reserven sind kein versteckter Gewinn und gehören in einer Kalkulation ausgewiesen. In den USA gelten Filmkalkulationen ohne Reserve als unprofessionell. Hier werden meist 10 % der Gesamtsumme („below the line“) für Unvorhergesehenes einkalkuliert. Die Spielregeln für den Umgang mit der Reserve werden dabei vor Drehbeginn klar geregelt. Müssen mit der Reserve wider Erwarten keine Brände gelöscht werden, wird die Reserve entweder in Production Value im Film investiert oder aber das Projekt danke der Reserve unter dem geplanten Budget abgeschlossen.

Während im Projektgeschäft jeder Architekt und jeder Bauherr jedes Bauvorhaben, selbst für die kleinste doofe Gartenmauer, mit einer Reserve von 10 % bis 15 % budgetiert wird, schafft es die Film- und Videobranche und die Mehrheit der Produzenten tragischerweise gegen jede Vernunft immer wieder, ohne Reserve zu kalkulieren. Filmvorhaben ohne Reserve drohen im Auftragsfilm zur Gewohnheit zu werden. Ob Dummheit, Wettbewerbsdruck oder Ignoranz: Budgetierung ohne Reserve schadet der Filmqualität, vermindert die Wirkung der Bewegtbildkommunikation und geht zulasten der Reputation des Mediums, des Produzenten und der Branche.

Parametrisierung

Für das Zusammenspiel von Parametrisierung und Budgetierung gibt es keine festen Regeln. Ein langjährig erfahrener Produzent wird mit seinem Know-how in der Lage sein, auf Basis der Eckdaten und des Inhalts die Parameter zielsicher ohne Detailbudget und Kalkulationsschema festzulegen und instinktsicher die Production Values zu setzen. Umgekehrt tut der Anfänger gut daran, Szenarien für die Parametrisierung aus mindestens einer Grobkalkulation, besser noch einer Detailkalkulation abzuleiten. Ungeachtet davon, aus welcher Richtung die Budgetierung und Parametrisierung angegangen wird, das Ziel ist immer dasselbe: Kalkulation und Parametrisierung/Production Values müssen am Ende der Budgetierungsphase nahtlos ineinandergreifen.

Fazit

Manch einer mag ob der Aufforderung, das Filmbudget zusammen mit dem Drehbuch in das Zentrum des Filmschaffens zu stellen die Nase rümpfen. Was möglich ist, wenn man die Aufforderung berücksichtigt, hat die vorerwähnte Produzentin Ruth Waldburger schon früh in ihrer außergewöhnlichen Karriere unter Beweis gestellt. Die Schweizerin hat 1991 den ersten Kinofilm („Johnny Suede“ von Tom DiCillo) mit einem jungen Darsteller produziert, der später zum Weltstar wurde: Brad Pitt.

Der letzte, dritte Teil der Filmpuls-Serie zur Kalkulation und Budgetierung im Rahmen von Marketing und Kommunikation mit  Film und Video, wird die Themen Budgetkontrolle, Standortbestimmungen und Nachkalkulationen behandeln. Richtwerte zu Filmkosten gibt es in der Rubrik „Leserfragen“ im Beitrag: Was kostet ein Film? Und warum so viel!


Anmerkungen

1 Meist werden in einzelnen Spalten nicht nur Preis und Einheit (erforderliche Tage oder Stückzahl) aufgelistet, sondern auch die „Anzahl“. Diese zusätzliche Zeile ermöglicht es, nicht nur Preis und Menge (1 Tag à 10.-) aufzulisten, sondern auch nachvollziehbar zu unterscheiden, ob eine oder zwei Personen für einen Arbeitsschritt parallel arbeiten.

2 Die Sozialabgaben und AGA/Arbeitgeberabgaben sind abhängig vom Ort der Leistungserbringung unterschiedlich. Die Art der Abgaben und die Höhe der Abgaben müssen entsprechend adaptiert werden.

3 Ohne Handlungskosten/Gewinn oder Markup. Diese werden in der Regel nur im Deckblatt des Budgets (Budgetübersicht) aufgelistet.


Im Interesse der Lesbarkeit wurden in diesem Artikel die Berufsbezeichnungen auf die männliche Form reduziert. Gemeint sind immer Männer und Frauen.  © Grafik-Layout: Freepik | © Artikel: Filmpuls
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