Milestones und Schnittstellen beim Auftragsfilm richtig definieren und vereinbaren

Jeder Schritt ein Schritt in die richtige Richtung

definieren von Milestones im Auftragsfilm Navigieren ohne Überraschungen

Dieser Artikel beschäftigt sich mit Milestones beim Auftragsfilm. Er erklärt, wie man diese definieren kann und wie man mit dem Auftraggeber sinnvolle Ablaufmuster vereinbart. Die Herstellung eines Videos muss möglichst effizient erfolgen. Gleichzeitig ist eine möglichst hohe Qualität zu erreichen und will der Kunde informiert sein. Wo liegt das richtige Mass zwischen Risikomanagement und Dokumentation, zwischen Flexibilität und Planungssicherheit?

Filme und Video sind keine Anzüge, die man ab Stange kauft und schon vor dem Kaufentscheid in den eigenen Händen halten kann. Sondern es sind hochkomplexe Projekte, bei denen vielerlei Faktoren sich gegenseitig beeinflussen und das Arbeitsergebnis mitprägen. Ob Low Budget Video oder teurer Imagefilm, die Mechanik bleibt medienbedingt immer dieselbe.

Filmschaffende aus den USA pflegen das eigene Ego gerne und oft mit dem Ausspruch „Film is War!“ (auf deutsch: „Film heißt Krieg“). Gemeint ist damit nicht das Teamwork sondern die Komplexität der Projektarbeit gekoppelt mit wirtschaftlichen und künstlerischen Erwartungen. Schnell kann es dabei zu spektakulären Kollisionen kommen.

Konfliktfelder im Auftragsfilm

Das Aufeinanderprallen gegensätzlicher Ansichten ist beim Auftragfilm keine Option. Imagefilme, CEO-Videos, Testimonials und Produktfilme erfüllen eine klare Aufgabe. Sie müssen sich einer Kernaussage unterordnen. Diese Key Message ist möglichst eindeutig und überzeugend, gerne auch originell, zu transportieren. Darauf sollte alle Energie aller Beteiligten gehen.

Möglich wird dies, wenn alle potentiellen Konfliktfelder im konkreten Auftragsfilm erkannt und vorab zur Produktionsaufnahme zwischen Videoproducer und Auftraggeber geregelt sind.

  • Wo liegen die Projektrisiken? wie geht man damit um? Risikovermeidung ist immer auch ein Kostenfaktor. Wo liegt der für die jeweilige Aufgabe und den konkreten Kunden optimale Grat? (Der Klassiker im Umgang mit Risiken: man erkennt sie und benennt sie, spricht aber nicht darüber, wie die Risiken vermieden werden können).
  • Wie soll dokumentiert werden? Schriftlichkeit generell und die Verschriftlichung von Vorgängen und Entscheidungen konkret bedeutet für alle Beteiligten Nachvollziehbarkeit und Sicherheit. Umgekehrt kann eine Flut von Emails, Protokollen, Gesprächsnotizen und Memos erstaunlich schnell auch dazu führen, dass diese Dokumente nicht mehr gelesen werden und bei Problemen dann schnell als Juristenfutter eine steile Karriere machen.  Darf eine eilige Freigabe eines wichtigen Projektschrittes am Telefon unter Zeitdruck möglich sein? Wird ein solcher Entscheid nachträglich noch festgehalten? Wie erfahren die weiteren Beteiligten davon?
  • Wann ist ein Wissensgefälle zwischen der Filmproduktion und dem Auftraggeber kein Problem und wo wird es problematisch? Ein Auftraggeber beauftragt in der Regel einen Videoproducer als Spezialisten, weil dieser mehr als der Kunde kann. Kommt Halbwissen ins Spiel, kann es schnell gefährlich werden. Was passiert und wer trägt die Verantwortung, wenn der Kunde einen Fachbegriff brieft aber dabei falsch versteht?

Diese Fragen sind vorab zur Produktionsaufnahme ein Thema. Zugleich dienen sie als Indikator für den Grad der Professionalität des Anbieters und als Warnlicht für mögliche Inkompetenz.

Milestones und Schnittstellen definieren

Je grösser und je komplexer ein Projekt desto höher die Anzahl der Projektmilestones und desto detaillierter ist die Definition von Schnittstellen im Auftragsfilm. Für ein abgefilmtes Testimonial reichen drei einfache Stufen zum Abgleich mit dem Kunden während für einen aufwändigen Imagefilm die dreifache Anzahl Entscheidungspunkte noch zu wenig ist.

Milestones, der Name sagt es, sind Meilensteine. Wegmarken die man auf dem Weg zur Zielerreichung erreicht. Je enger diese Wegmarken gesetzt sind desto geringer ist die Chance, dass einer der Teilnehmer auf der Reise vom Weg abkommt. Milestones können in der Regel auf unterschiedlichen Wegen und mit unterschiedlichen Kostenfolgen und Zeitbudget erreicht werden. Was passiert, wenn ein Meilenstein verfehlt oder nicht erreicht werden kann, ist vertraglich zu regeln.

An Schnittstellen dürfen, anders als der Wortsinn das sagt, keine Schnitte entstehen. Informationen sollen sich auch nicht überschneiden. Darum sind Schnittstellen das Zentrum für sich deckende Informationen zu einem gewissen Zeitpunkt im Projektablauf. Hier werden in regelmäßigen Abständen die Summe aller verfügbaren Fakten aufbereitet und abgeglichen. Dies damit für die nächsten Schritte ein Konsens entstehen kann.

Phasen der Videoproduktion

Eine Videoproduktion besteht nicht nur beim Spielfilm aus mehr als nur drei summarischen Projektteile. Drehvorbereitung (auch Vorproduktion oder Preproduction genannt), Dreharbeiten (Production) und die Bildbearbeitung und Tonbearbeitung (Postproduction) sind zwar für jeden Auftragsfilm essentiell. Trotzdem bilden sie nicht alle Schritte der Herstellung eines Videos ab. Das Wesen einer Produktion definieren beim Auftragsfilm die folgenden Schritte

  • Parametrisierung
  • Kreation
  • Drehvorbereitung
  • Dreharbeiten
  • Bildbearbeitung und Tonbearbeitung
  • Finalisierung
  • Versioning
  • Archivierung

Der Schritt der Parametrisierung legt die Eckdaten fest. Gegebenenfalls geschieht dies im Rahmen einer Ausschreibung beziehungsweise im Briefing. Beim Versioning werden, der Name sagt es, Versionen des Videos erstellt. Außerdem ist Herstellung unterschiedlicher Längenversionen im Einsatz für Social Media heute meist ein Must. Oft gehören auch Sprachversionen dazu. Das Stiefkind der Produktion ist die Archivierung. Trotzdem muss zu einem späteren Zeitpunkt der Zugriff auf das Material (Originalmaterial? nur die verwendeten Szenen? nur die finale Schnittversion?) sichergestellt sein.

Checkliste und Beispiel für Ablaufmuster

Phase 1: Parametrisierung

  • Auf Basis des Kundenbriefings erstellt die Produktionsfirma eine Analyse. Dazu legt sie gemeinsam mit dem Kunden die Eckdaten fest und definiert nachdem in Absprache mit dem Auftraggeber die Production Values (die Allokation der Mittel innerhalb der Produktion zwecks Maximierung der Wirkung und darum auch verbunden mit einem Benchmarking.) Am Ende steht das Briefing für die Kreationsphase.

Phase 2: Kreation

  • Hier entsteht der Film oder das Video ein erstes Mal. Einerseits weil die Kreativkompetenz die Fakten in Bilder übersetzt. Andererseits weil diese Bilder nur in Wörtern festhalten und darum das spätere Ergebnis erst unzureichend definieren können. Die Kreation endet mit der Freigabe zur Umsetzung. Basis dazu können eine Filmskizze, ein Exposé, eine Drehbuch oder ein Storyboard oder weitere Formen sein.

Phase 3: Drehvorbereitung

  • Drehvorbereitung ist als Begriff für die Vorproduktion präziser und ist diesem vorzuziehen weil Kunden unter Produktion meist den gesamten Herstellungsprozess verstehen und nicht nur die Dreharbeiten. Casting, Suche der Drehorte und Darsteller und alle logistischen Vorbereitung für die Abwicklung der Dreharbeiten finden in diesem Teilschritt statt. Auch das Team (Beleuchter, Kameramann, Aufnahmeleiter etc.) werden zu diesem Zeitpunkt verpflichtet. Einzig die Person des Regisseurs ist meist schon seit der Kreation an Bord.

Phase 4: Dreharbeiten

  • Der für Außenstehende spannendste Teil der Filmherstellung obwohl in Tat und Wahrheit bei einer professionellen Filmproduktion nahezu jeder hier erfolgende Atemzug geplant ist. In der professionellen Filmproduktion gibt es keine Zufälle. Und wo es sie gibt, werden sie bewusst eingeplant und zugelassen.

Phase 5: Bildbearbeitung und Tonbearbeitung.

  • Der Film erhält im Filmschnitt und der Montage seine Gestalt. Ist der digitale Bildschnitt freigegeben folgen beispielsweise digitale Effekte, Ton und Sound Design.

Phase 6: Finalisierung / Phase 7: Versioning / Phase 8: Archivierung

  • Das Video oder Film wird, meist in Versionen an den Kunden ausgeliefert und sauber archiviert wird.

Einfache Projekte: 4 Milestones

Die Sicherstellung von Qualität und Zielerreichung bei einfacheren Projekten (Testimonial, Produktvideo) mit engem Budgetkorsett wird mit vier Milestone-Meetings sichergestellt

  1.  An Kick-Off Meeting nach Auftragsvergabe, noch vor der Kreationsphase (Phase 2) Ziele definieren, erklären und/oder zusammenfassen
  2. Abnahme der Drehvorlage und ferner Freigabe zur Umsetzung, verbunden mit Budget-Check
  3. Schnittabnahme und OK zur Endfertigung
  4. Abnahme Endprodukt

Je nachdem sind zusätzliche Zwischenschritte sinnvoll. Ebenfalls sind die auf das Kick-Off folgenden Meeting mit einem Beschlussprotokoll als rechtsgültige Zwischenabnahmen dokumentiert.

Aufwändige Projekte:  8 Milestones

Bei anspruchsvollen Projekten (Imagefilm, Werbevideo) werden Qualität und der Projektfortschritt mit acht Milestone-Meetings sichergestellt

  1. Freigabe der Parametrisierung und Production Values
  2.  Kick-Off Meeting nach Auftragsvergabe: Ziele definieren, erläutern oder nochmals rekapitulieren vor Start der Kreation
  3. Freigabe Drehvorlage zur Umsetzung und Drehvorbereitung, (Budget-Checks erfolgen i.d.R. separat, sofern kein Pauschalbudget)
  4. PPM (Pre-Prodution Meeting). Hier werden alle Details der Produktion ausführlich besprochen (Darsteller, Drehorte, Kostüme, Kamerabewegungen, Wetterrisiken, etc,)
  5. Erste Schnittabnahme mit Tonlayout, anschließend Optimierungen
  6. Finale Schnittabnahme mit Tonlayout und Freigabe zur Endfertigung
  7. Abnahme des Films oder Videos in seiner finalen Form
  8. Abnahme Versionen (Längen und Sprachen, etc.)

Je nach Aufgabenstellung sind weitere Zwischenschritte erforderlich. Alle Milestones-Meeting sind mit einem Gesprächs- oder mindestens mit einem  Beschlussprotokoll in rechtsgültiger Form als Zwischenabnahmen dokumentiert.


Im Interesse der Lesbarkeit sind in diesem Artikel die Berufsbezeichnungen auf die männliche Form reduziert. Gemeint sind immer Frauen und Männer | Foto: Storseisundbrua-Brücke bei Atlanterhavsvegn in Norwegen | © Artikel Filmpuls

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