Wie Reserven im Videobudget über die Qualität mitentscheiden

Unheimlich an der Qualität schrauben

Reserven-entscheiden-im-Videobudget-über-Qualität Fachbegriffe einfach erklärt: Die Reserve

Sie tauchen in jeder Filmkalkulation und in jedem Videobudget auf. Manchmal auf den ersten Blick erkennbar, oftmals auch versteckt. Die Rede ist von Reserven. Jeder Videoproducer und jeder Filmemacher entscheidet selbst, wie er damit umgeht. Darum wird der Begriff bei Auftraggebern nicht gerne gesehen. Dieser Artikel erklärt, warum das ein Fehler ist und wie Reserven, richtig angewendet, zur Steigerung der Qualität beitragen können.

Die Missverständnisse beginnen schon mit dem Begriff. Es gibt nicht eine Art von Rückstellungen. So wie es auch nicht nur eine Art gibt, einen Film oder ein Video zu machen. Ob richtig oder falsch hängt immer von der konkreten Aufgabenstellung ab.

Was bedeuten Reserven für ein Videobudget?

Grundsätzlich sind Reserven in einem Budget ein finanzieller Betrag, der zum Zeitpunkt der Budgeterstellung nicht zwingend für das Erreichen eines Ziels erforderlich ist. Dieses Ziel kann beispielsweise eine Projektphase mit dem Charakter eines Milestones sein. Oder ein einzelner Arbeitsschritt innerhalb dieser Phase. Reserven haben also mindestens drei grundlegende Eigenschaften.

  • Erstens geht es um Geld.
  • Zweitens ist dieses Geld nicht zwingend zur Durchführung einer Tätigkeit erforderlich.
  • Drittens entspricht die Beurteilung, dass diese Mittel für die Zielerreichung nicht zwingend sind, dem Wissen zu einem gewissen Zeitpunkt.

Der Moment der Beurteilung, was zur Zielerreichung erforderlich ist, ist entscheidend. Ohne den Zeitfaktor könnte man als Laie versucht sein, Reserven als Gradmesser für die Professionalität einer Videoproduktion zu interpretieren. Je höher die Reserve, desto geringer die Erfahrung. Das Projektgeschäft lehrt das Gegenteil! Es verhält sich genau umgekehrt. Wer nicht mit Reserve arbeitet, ist ein Anfänger. Filme sind Projekte. Jedes Video ist ein Prototyp.

Welche Arten von Reserven gibt es? Budgetreserven dienen unterschiedlichen Zwecken. Darum gibt es auch unterschiedliche Arten und Typen von Reserven.

Versteckte Reserve und offene Reserve

Versteckte Reserven und offene Reserven unterscheiden sich durch die Art ihrer Darstellung in der Kalkulation. Die offene Reserve ist als solche gekennzeichnet. Sie ist auch für den wenig geübten Leser eines Budgets klar ersichtlich. Anders die versteckte Reserve. Diese aufzuspüren erfordert mehr als nur detaillierte Kenntnisse der Ablaufschritte und Preise einer Filmproduktion.

Amateure und Anfänger mögen einem Arbeitsgang überdimensionierte Aufwände zuzuordnen. Sowas ist einfach erkennbar.

Schwieriger wird es, wenn der Urheber des Budgets nicht an der Oberfläche kratzt. „Versteckte Optimierungen“ die bereits auf der Stufe der Parametrisierung geplant wurden, sind nur mit extrem viel Know-how und Erfahrung aufzuspüren. Warum? Sie bilden korrekte Zahlen für die jeweiligen Arbeitsschritte ab. Aber dies auf Basis suboptimaler Prozesse. Diese können zu einem späteren Zeitpunkt durch optimale Abläufe ersetzt werden. Auf diese Weise lässt sich die Reserve realisieren.

Kommunizierte Reserven und heimliche Reserven

Versteckte Reserven entsprechen in der Praxis meist heimlichen Reserven. Sie werden bewusst nicht kommuniziert. Das muss nicht nur gegenüber einem Auftraggeber geschehen. Produzenten kommunizieren ihren eigenen Lieferanten zu tiefe Werte, um ein besseres Angebot zu erhalten. Oder sie versuchen damit, freischaffende Mitarbeiter zu besseren Bedingungen an Bord zu holen.

Trotzdem gibt es einen Unterschied zwischen heimlichen Reserven und versteckten Reserven.

  • Heimliche und kommunizierte Reserven unterscheidet die Art der Kommunikation.
  • Versteckte und offene Reserven unterscheidet die Art der Darstellung im Budget.

Ein Beispiel zur Erläuterung der Sinnhaftigkeit der Abgrenzung: Ein Producer entscheidet sich, in seinem Budget die Reserve klar darzustellen (offene Reserve), diese aber dem Regisseur nicht zu kommunizieren (nicht kommunizierte Reserve) weil dieser von Natur aus dazu neigt, budgetäre Vorgaben zu überziehen.

Spezifische und allgemeine Reserven

Der Detailierungsgrad einer Filmkalkulation kann extrem unterschiedlich sein. Ein Testimonial-Video im tiefen vierstelligen Bereich erfordert meist weniger als hundert Positionen. Umgekehrt wird niemand ein Budget für einen TV-Spot oder einen Spielfilm nur auf einer Seite kalkulieren wollen. Die Darstellung von Reserven verhält sich ähnlich. Sie ist aber noch von weiteren Faktoren abhängig.

Einerseits können sie bei kleinen Projekten als allgemeine Pauschale (meist durch eine %-tuale Herleitung) festgelegt werden. Andererseits kann sich der Detailgrad der Zuordnung einer Reserve aber auch mit dem Projektstand verändern und entwickeln.

Beispiel: Dreharbeiten im Ausland können wegen Unabwägbarkeiten und Risiken schon bei der Parametrisierung mit einer Reserve bedacht werden. Liegen konkrete Offerten von ausländischen Produktionspartnern vor und haben diese das Projekt analysiert, kann die Zuordnung der Reserven verfeinert werden.

Wer über die gesamte Laufzeit eines Projekts auf allgemeinen Reserven beharrt setzt sich schnell einmal dem Verdacht aus, die Reserve als versteckter Gewinn behandeln zu wollen. Wer seine Projekte nach kritischen Erfolgsfaktoren abklopft und Szenarien und Risiken einbezieht, wird nie nur mit allgemeinen Reserven arbeiten.

Rückstellungen für Bekanntes und Unbekanntes

Ein guter Produzent arbeitet bei jeder Kalkulation mit drei verschiedenen Kategorien.

  • Die erste Kategorie beinhaltet alle Dinge, von denen der Produzent weiß, dass er sie kennt.
  • In der zweiten Kategorie wird alles eingeordnet, von dem man weiß, dass man es nicht kennt.
  • Die dritte Kategorie ist entscheidend. Im Projektgeschäft mit dem Bewegtbild gibt es immer auch Vorgänge und Ereignisse, von denen man nicht weiß, dass man sie sie nicht weiß.

Für Unbekanntes eine Reserve zu haben, zeugt genauso von Professionalität wie die Einsicht, dass man schlichtweg nicht alles wissen kann.

Die Reserve für Unbekanntes sollte in einem gesunden Verhältnis zur Reserve für Bekanntes stehen. Wer die Reserve für Dinge, von denen er keine Ahnung hat, dass er keine Ahnung hat, höher legt als die Reserve für bekannte Vorgänge, sollte vielleicht besser auf die Durchführung des Projekts verzichten. Demut ist etwas anderes als mangelndes Wissen und fehlende Erfahrung.

Produktionsnahe und produktionsfremde Reserven

Unterscheiden kann man Rückstellungen nicht nur nach der Art der Darstellung im Budget, nach der Kommunikation und der Spezifikation sondern logischerweise auch nach dem Inhalt. Sinnvoll ist das darum, weil sich so auf einen Blick die Reserven für projektspezifische Besonderheiten erkennen lassen.

Bereits hat ein Auslanddreh als Beispiel gedient. Ein typisches Beispiel für produktionsfremde Reserven wäre in diesem Zusammenhang die Frage, wie Dreharbeiten im Ausland währungstechnisch abgebildet sind. Solange der Dreh im Euro-Raum stattfindet, erübrigt sich diese Frage natürlich.

Was aber, wenn eine Location oder Szene in den Vereinigten Staaten aufgenommen werden muss? Welcher Wechselkurs ist die Basis für die Kalkulation? Der aktuelle Tageskurs? Ein Mittelwert? Und wichtiger, was passiert, wenn sich der € zum USD verändert?

Für ein internationales Spielfilmprojekt, das eineinhalb Jahre dauerte und auf dem der Autor dieses Artikels als Line Producer tätig sein durfte, standen nebst Dreharbeiten in Europa auch fünf Drehwochen in Übersee auf dem Drehplan. Im ersten Budget arbeiteten wir mit dem aktuellen Wechselkurs. Die Deals wurden in der Auslandswährung fixiert.

Als der Dreh mehr als ein Jahr später anstand, hatten wir wegen Kursänderungen 7% weniger Budget verfügbar als geplant. Bei unserem Dreh war das konkret ein sechsstelliger Betrag. Weil ich in Absprache mit dem Executive Producer produktionsfremde Reserven genau für diesen Fall rückgestellt hatte, kostete mich die Kursschwankungen nicht die Karriere sondern nur ein Deal Memo, mit dem ich der Produktionsgesellschaft die Auflösung dieser produktionsfremden Reserve rückbestätigte.

Nicht verwendete Mittel zur Steigerung der Qualität nutzen

Richtig angewendet, schützen Reserven nicht nur vor unliebsamen Überraschungen sondern sind durchaus auch qualitätsfördernd. Wo Rückstellungen nicht benötigt werden bietet es sich an, diese Mittel zusätzlich in die Qualität des Filmes zu investieren.

Frei gewordene Reserven für die Dreharbeiten können beispielsweise für eine bessere Musik-Komposition oder für digitale Effekte eingesetzt werden. Der Film oder das Video wird damit nicht teurer, aber besser.

Möglich ist dies nur, wenn schon bei Projektbeginn die Spielregeln im Umgang mit Reserven vereinbart sind. Vereinbaren kann man nur, was man weiß. Das bedeutet, anders gewendet: in der Kalkulation gehören Reserven immer ausgewiesen. Wer sie als versteckter Gewinn betrachtet, hat nicht verstanden um was es geht.

Wo setzt man Reserven in der Kalkulation ein?

Eine Videokalkulation besteht wie im Film auch normalerweise aus einer Kostenübersicht oder Budget-Zusammenfassung, gefolgt von der Detailkalkulation. Auf beiden Ebenen muss die Reserve ersichtlich sein.

Dabei verhält es sich wie in jeder Kalkulation. Je detaillierter die Information im Budget, desto klarer und unmissverständlicher kann die Diskussion über die Höhe einer Rückstellung erfolgen.
Wer der Meinung ist, dass man Reserven besser nicht klar ausweist, weil sie einem sonst gestrichen werden, sollte sich nach meinem Dafürhalten gleich zwei Dinge fragen.

  • Habe ich selbst die Kompetenz für dieses Projekt (wenn ja, warum macht es mir dann Mühe, meine Reserven zu kommunizieren und argumentativ zu vertreten)?
  • Und wenn ja, habe ich den richtigen Partner (Produktionsfirma, Auftraggeber, etc.) und die richtige Plattform, um meine Aufgabe erfolgreich abzuwickeln.

Reserven soll man klar benennen. Vertrauen bleibt trotzdem der Schlüssel.

Wie bestimmt man die Höhe einer Reserve richtig?

Ganz einfach indem man die Risiken korrekt erkennt und mit Szenario-Technik in die Projektplanung einbezieht. Weil jedes Projekt im Filmbusiness und Videogeschäft eigenen Regeln gehorchen muss, sind grundsätzliche Empfehlungen immer gefährlich. Zwei Orientierungsgrößen darf man aber mit gutem Gewissen benennen.

  • Seriöse Architekten raten, bei einem Bauvorhaben eine minimale Reserve von mindestens 15% zurückzustellen. Wissend, dass die Arbeit mit Bewegtbild nicht nur Kommunikation und Wirtschaftlichkeit beinhaltet, sondern auch das Potenzial einer Kunst besitzt (mit allen dazugehörigen emotionalen Komponenten), scheint mir dieser Wert auch für unsere Branche nicht unsinnig zu sein.
  • Im professionellen Filmgeschäft in den USA wird immer wieder gesagt, dass ein Filmprojekt ohne vorhandene Reserven in der Höhe von 10% bis 20% als unprofessionell zu gelten hat.

Das Projektrisiko ist die Mutter der Reserve. Der Vater der Reserve bist Du als Projektleiter.

Spezialfälle: Costpuls und Pauschalbudget

Wer seine Projekte im sogenannten Cost-plus Modus abwickelt, braucht keine Budgetreserven. In diesem Fall werden die Aufwände in Form der Lieferantenrechnungen oder Saläre 1:1 an den Financier oder Auftraggeber mit einem Markup (prozentualen Aufschlag) weitergegeben. Dieser trägt das Risiko einer Kostenüberschreitung.

Die Professionalität gebietet es aber auch in diesem Fall, sich mit Risiken und Rückstellungen auseinander zu setzen. Nur schon darum, weil diese Abrechnungsvariante oftmals von ausländischen Auftraggebern für Production Services gewünscht wird. Wer zusieht, wie sein Partner an die Wand fährt braucht sich nicht zu wundern, wenn der eigene Markup als Folge davon flöten geht.

Ganz anders beim Pauschalbudget. In diesem Fall ist der kluge und korrekte Umgang mit Reserven erfolgsentscheidend und für die Produktion überlebenswichtig. Trotzdem gilt auch hier: Offen kommunizierte Rückstellungen und Pauschalen sind keine Widersprüche, die sich gegenseitig ausschließen.

Kein halbwegs vernünftiger Auftraggeber wird davon ausgehen, dass sich ein Lieferant ohne Absicherung in das Risiko eines Pauschaldeals begibt.

Wo das Risiko eines Downsides (Verlust) droht, muss auch das Potenzial eines Upsides (höherer Gewinn) als Risikoprämie bestehen. Einfach und klar kommunizieren hilft auch hier, die jeweiligen Positionen und Reserven zu definieren.

Die Herstellung eines Films oder Videos ist immer auch eine gemeinsame Reise. Eine Reise, bei der es sich empfiehlt, nicht nur etwas Taschengeld, sondern immer auch eine vernünftige Reserve für Unvorhergesehenes bereit zu halten.


Im Interesse der Lesbarkeit sind in diesem Artikel die Berufsbezeichnungen auf die männliche Form reduziert. Gemeint sind immer Frauen und Männer | © Artikel Filmpuls

Über Carlo P. Olsson
Carlo P. Olsoon berät Auftraggeber und Produktionsfirmen. Er begleitet als Line Producer die Herstellung von Filmen, Videos und TV-Serien. In seiner Freizeit spielt er Eishockey und beschäftigt sich mit barocker Klangdramatik.
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